夫婦共働きだからこそ効果的なスケジュール管理で日々の生産性を少しでも上げる方法

『夫婦共働きだからこそ少しでも生産性を上げるため効率的にスケジュールを管理するにはどうしたらよいか？』そんなお悩みの解決方法や解決に向けたアドバイスをお届けします。

１日中忙しく動き回り、仕事、家事、子育てとスケジュールに追われている方も多いのではないでしょうか？

時には何を優先すれば良いか分からずに頭がパンクしそうになることもありますよね。実は数年前までは私もそんな毎日でした。

そんなスケジュール管理のお悩み、私も経験がありますので、週末が近くなるとヘトヘトでした。

今回は効果的なスケジュール管理のお困りごとについて、解決方法をご紹介します。少しの工夫や習慣の変化で毎日がよりスムーズになりますので、是非参考にしてみてくださいね。

子育てしながら夫婦共働きだからこそのスケジュール管理のお困りごととは？

スケジュールが詰まりすぎている

予定やタスクが多すぎて、どれを優先すれば良いか迷ってしまうと、時間が足りなくて全てこなせないと感じてしまいます。

１つのことを毎日ゆっくりこなせればよいですが、パラレルでこなすことも多いと思います。私の部署は人も少ないこともあり、A、B、Cとやっている時に、D、Eとやることが増えることはよくあります。

しかも、進めるには人に聞かないとわからないとか、過去誰かが少しやっていたものにあたると、確認から入ったりとスケジュールが詰まることもよくあります。

やることの優先順位がわからない

優先順位をつける基準が分からず、どれを最初に取り組むべきか決められない。

これは日常茶飯事で、とりあえず軽いものから、なんてやってしまうと、実は他に優先すべきものがあるのに後回し、なんてこともよくあります。どうしても手元から少しでも少なくしたいという悪循環になってしまいます。

予定の変更や追加が多い

急な予定の変更や追加が頻繁にあり、どう時間を調整すれば良いか困る。

すいません、ちょっと打ち合わせいいですか？なんていう日には途中で席を離れて戻った時にはどこまでやったかなぁ、と思い出すことからはじまり、結局先に進まないでまた呼ばれる、なんてこともあります。

追加になっても対応できるよう、案件の優先順位付けをしながら、対応することも必要です。

集中力やモチベーションの維持が難しい

スケジュールに取り組む際に集中力が続かず、モチベーションを維持することが難しい。

一般的に、人間の脳は約90分から120分程度の集中力が持つと言われています。

でも、これは人によってなんで、私みたいに一時間集中した、少し頭を休めないとはかどらない、そんな人もいるはずですよね。

途中で呼ばれたり案件が追加されると、更に時間は短くなるはずです。私が最も困るのは、この集中力をいかに持続させるかなんで、たまに話しかけるなオーラを出すようにしてますが、かまわず呼ばれてます。

スケジュールの見通しがつかない

予定やタスクが複数のカレンダーやプラットフォームに散らばっていて、全体の見通しがつかない。

一体これはいつ終わるんだ？と思う時もあれば、途中で問題が起きてスケジュールに間に合わずリスケしなければいけないこともよくあります。

全体が見えてこず、タスクの整理から再度はじめるということも普段よくあります。

スケジュール管理しない際に起こりうる将来像とは？

やることの優先順位が分からず時間の浪費が起こる

スケジュール管理をしない場合、何を優先すべきか明確にならず、結果として時間が無駄になることがあります。

重要なことを後回しにしてしまったり、締切を取り逃がしてしまったりするリスクも高まります。

どんなタスクを今自分は抱えているのか、それの優先順位をどうしていくか決めないと、結局はロスが発生して他に迷惑かけてしまうことになります。

その結果、他の人のタスクにも影響を与えてしまい、全体的な遅れとなり、全体最適どころか、部分最適にもならず、大きな穴をあけてしまうかもしれません。

ストレスが増え効率が下がる

スケジュール管理を怠ると、やるべきことが頭の中に残り、ストレスや不安感が増します。タスクを抱えたまま頭が混乱し、集中力が低下し仕事の効率が下がります。

あれやらなきゃ、あれもやらなきゃと、あせりばかりが出てしまいます。

頭の中に常にある状況がよいわけなく、それがストレスになり、最悪、心の病気にもなりかねません。

予定の抜け漏れや予期せぬトラブルが発生する

スケジュール管理が不十分な場合、重要な予定や約束が抜け漏れることがあります。予定の衝突やタスクの見通しがつかないことから、間違った予定を組んでしまったり、予期せぬトラブルが起きる可能性が高まります。

約束をすっぽかしたり、打ち合わせをすっぽかしたり、そんなことしたら信用も失いかねませんよね。

他にも迷惑をかけてしまいかねません。

目標の達成が難しくなる

スケジュール管理をしないと、目標の達成が難しくなることがあります。やることの優先順位がつかないため、取り組む時間を十分に確保できないことがあります。

新たな問題を解決する必要も出てきてしまい悪循環になります。

効果的にスケジュール管理をするには？

しっかり予定を整理する

まずは、予定ややることを整理・洗い出しましょう。

カレンダーやタスク管理ツールを使って、期限や重要度を考慮して予定を入力していくと良いです。

いつまでになにをやり、若干のバッファーを作り、無理ない、けど期日には間に合わせる予定をしっかり作りましょう。案件にもよりますが、日次で作るとよい場合もあれば、週次で作るとよい場合もあります。

私はすべてのやることを大分類、中分類などと分類に分け、その分類毎にいつまでにやるか、やることの管理票を作成してとりかかることが多いです。

可能なら細かく予定を作る時はやることをしっかり洗い出した上でやって欲しいことの１つです。

しっかり予定の優先順位をつける

予定ややることに優先順位をつけることは重要です。

重要かつ緊急なものから順に取り組むなど、優先度を明確にすると効果的です。

軽いものからなのか、期限が近いものなのかなど、様々なことを考えて取り組む必要があるはずです。

スケジュールをリアルタイムで調整する

スケジュールは柔軟に調整することも大事です。

予定の変更や追加があった場合には、リアルタイムで調整し、優先順位を見直してください。

変更があった場合は後回しせず、すぐにリスケジュールを検討したり、やることを入れ替えたり、何をどうやってするかを決めてから動く方がよいです。

でないと、進捗管理もできず、やっつけで、精度の低いものに仕上がってしまい、最悪、やり直しともなりかねません。

把握できるように、ここは早めに動きましょう。

集中力を高める

スケジュールに取り組む際には、集中力を高めることが大切です。

周りを静かにする、不要な通知をオフにする、集中する時間帯を作るなど、自分に合った方法を取り入れましょう。

便利ツールを活用する

スケジュール管理に便利なツールを活用しましょう。

カレンダーアプリやタスク管理ツール、リマインダーアプリなどを使って、予定を一元管理することができます。

自分にあったツールを活用してみてください。

休息時間を確保する

スケジュール管理には休息時間を忘れずに取ることも重要です。

疲労がたまらないように、適度な休憩やリラックスタイムを組み込むことを意識しましょう。

適度な休憩は頭を切り替えるには必要ですので、取るようにしましょう。

私は外に出て少し散歩したり、なるべく休憩をとるようにしています。

効果的なスケジュール管理の秘訣とは？

自分の目標を設定する

スケジュール管理の前に、自分の目標や優先順位を明確に設定しましょう。

目標に対して重要度や期限を考慮し、優先順位をつけることで、やることを適切にスケジュール化することができます。

すでにやっている場合もあると思いますが、やるべきこと、やる順番、やるための目標の三点は最低設定して、しっかりとスケジュール管理することで、やはり道筋もつきますし、進捗管理もしやすくなりますよ。

週次や日次のプランニングを行う

週次や日次のプランニングを行い、やることをスケジュールに反映させましょう。

週次では、やることや予定を概観し、日次では具体的にやることをリストアップします。こうすることで、目標への進捗状況を把握しやすくなります。

今日はどこまで、今週はどこまで、今月はどこまでと、しっかりどこまでやるかを管理して進捗を把握することは必要です。どこまでできたら大丈夫なのかと不安になりますので、やることをしっかり管理していきましょう。

スケジュールアプリを活用する

デジタルカレンダー、スケジュール管理アプリなど、自分に合ったツールを活用しましょう。

これらのツールを使えば、やることの予定を可視化し、リマインダーや通知機能を活用してスケジュールを守りやすくなります。

やることをどこまでやったかを登録して可視化しています。やはり、可視化は非常に大事です。

やることの優先順位をつける

スケジュールに登録したやることには優先順位をつけましょう。

重要度や緊急度に応じて、どのやることを最初に取り組むべきか判断します。優先順位をつけることで、効率的に時間を使うことができます。

やみくもにやるのは最も避けて欲しいやり方です。しっかりと優先順位を決めてとりかかりましょう。

適切な時間枠を割り当てる

やることごとに適切な時間枠を割り当てましょう。やることの難易度や予想所要時間に基づいて、十分な余裕を持った時間を確保することが重要です。

また、休憩や運動などのリフレッシュタイムもスケジュールに組み込むことを忘れないようにしましょう。

優先順位をつけたら、しっかりとスケジュール管理して進捗も見ていく。これが大事です。どこにどれだけの時間を使えるのか見定め、期限や決まりにあわせて仕上げていきましょう。

スケジュールに柔軟性を持たせる

スケジュールは計画通りに進まないこともよくあります。予期せぬトラブルや他の優先事項が発生する可能性があるため、柔軟性を持ってスケジュールを調整することが大切です。予定の変更ややることの再割り当てにも対応できるように、余裕を持たせておくと良いでしょう。

場合によってはうまく進まないこともあります。その場しのぎにならないよう、スケジュールに多少バッファーを持たせるのもテクニックとしては必要です。

スケジュールの振り返りと改善を行う

定期的にスケジュールを振り返り、自分の時間の使い方を評価しましょう。タスクの達成状況や課題を確認し、必要な改善点を見つけましょう。

振り返りを通じて、より効果的なスケジュール管理ができるようになります。

必ず評価はしていきましょう。次にいかせるだけでなく、悪い点は次に同じことをしないように効果的に進めることもできるはずです。

やったら評価、見直してやり方を変えてみる。そんなことも必要です。

効果的にスケジュール管理ができるツールとは？

カレンダーアプリ

デジタルカレンダーアプリは、予定やイベントを簡単に管理できる便利なツールです。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、多くのアプリが利用可能です。予定をカラーラベルで区別したり、リマインダーや通知機能を活用したりすることができます。

やることの管理アプリ

やることの管理アプリは、日常のやることを整理して優先順位をつけるのに役立ちます。

代表的なものには、TodoistやWunderlist、Microsoft To Doなどがあります。やることの追加や完了、期限の設定、やることのグループ化など、様々な機能があります。

スプレッドシート

エクセルやGoogleシートなどのスプレッドシートツールもスケジュール管理に役立ちます。

日付や時間を列に入力し、やることや予定を行に記入することで、自分専用のスケジュールシートを作成できます。また、グラフやカラーリングなども自由にカスタマイズできます。

まとめ

スケジュール管理は、私たちの日々の生活を効率的かつ有意義に過ごすために重要なスキルです。適切なツールや手法を使いながら、自身の優先事項や目標を意識してスケジュールを立てることで、時間の有効活用が可能となります。

スケジュール管理は、私たちが仕事やプライベートな活動を円滑にこなすための基礎と言えます。しかし、完璧にスケジュールを立てることは難しいこともあります。予期せぬ状況や優先度の変更もあるかもしれませんが、柔軟性を持って臨むことが大切です。

また、スケジュール管理は単にやることをこなす手段ではなく、自分自身の時間を有効に使いながら、自己成長やリフレッシュも図る機会でもあります。自分の興味や関心のある活動にも時間を割くことで、より充実した日々を送ることができます。

最後に、スケジュール管理には定期的な振り返りが必要です。何がうまくいっているのか、どこで時間をムダにしているのかをチェックし、改善点を見つけましょう。常に自分と向き合いながら、効果的なスケジュール管理を続けていくことが大切です。

スケジュール管理は、私たちの生活において時間との向き合い方を学ぶ機会でもあります。どのような道具や手法を使っても、最終的には自分自身の意志と習慣が大きな役割を果たします。毎日少しずつ改善を重ね、自身の時間をより効果的に過ごすための習慣を身につけていきましょう。

ご覧頂きまして、ありがとうございました🐤